10 sinais valiosos de que chegou a hora de você usar um software jurídico em seu escritório ou departamento jurídico

Estou constantemente em contato com advogados de escritórios de advocacia e responsáveis por departamentos jurídicos de tamanhos e tempo de mercado distintos. E não é incomum entre estes advogados a dúvida: é mesmo a hora de utilizar em um software de gestão jurídico?

Nós aqui no ProJuris, com as mais de duas décadas de experiência com tecnologia para o setor jurídico separamos 10 questões cruciais e respostas que impactam nesta decisão, tanto em um escritório quanto num departamento jurídico.

Ao final da leitura deste post e do próximo, temos certeza que você vai concluir que já passou da hora de fazer este investimento.

1 – Quer ter mais tempo para atuar em atividades estratégicas?

Um bom software jurídico permite automatizar processos rotineiros do escritório como por exemplo: pagamento de fornecedores, controle de despesas e custas de processo, faturamento, recolhimento de impostos. Quando feitos manualmente, estes processos tomam tempo e estão sujeitos a erros operacionais.

E, pior ainda, com o aumento do volume de clientes e casos que você controla na área jurídica, você começa a perder o controle dos clientes para os quais trabalhou, os itens que já foram faturados e assim por diante! Com um software jurídico que automatize estes processos, os você passa a ter mais tempo para atuar em funções estratégicas e que podem trazer novas oportunidades para o negócio.

Essa automatização vai além das questões processuais; ela acontece também na gestão financeira do seu escritório, no relacionamento com os seus clientes e no planejamento e avaliação contínua da gestão. Está aí um bom motivo para investir em um software de gestão jurídica!

2 – Calcular o valor de uma causa ou processo é trabalhoso e está sujeito a erros?

Em meio a tantas atribuições, todos estamos sujeitos a cometer erros. E um dos erros mais comum é a falha no cálculo do valor de uma causa ou processo. Imagine quão desagradável seria, seu cliente se deparar com um valor incorreto da causa, especialmente quando confiança é a base fundamental do negócio!

Este cálculo é impactado por correções financeiras baseados em índices de mercado. Ter a possibilidade do software fazer a atualização dos indicadores destes índices de forma automática é muito mais seguro porque minimiza possíveis erros na digitação manual destes valores. Afinal, são mais de 20 índices econômicos e judiciais como: IGP, IGPM, INPC, IPC, IPCA, Selic, TJ, TR-Bacen e muitos outros.

Significa independência de terceiros para obtenção destes índices e garantia de provisionamento correto de contencioso para sua contabilidade ou cliente. E pense na economia de tempo ao deixar de fazer essa atualização manualmente: você reaproveita cálculos e ganha no mínimo 50% de produtividade!

Todos os índices são calculados com sua base histórica, ou seja, é possível calcular valores de causas ou processos iniciados em anos anteriores e fazer a correção com base nos valores históricos dos índices desejados – por exemplo, IGPM de 3 anos atrás. Sabe o que isso significa? Mais produtividade e assertividade nos cálculos de valores das causas ou processos!

3 – Você já pensou em gerenciar eletronicamente seus documentos?

Petições, procurações, laudos, pareceres técnicos, documentos societários, e outros papéis envolvidos em processos judiciais: pilhas de pastas e papéis.

Um escritório de advocacia é o local ideal para encontrar uma boa quantidade de documentos em diversas versões. E, sendo você um advogado cauteloso e que zela pelas informações dos seus clientes, é bem possível que você tenha cópias de todos os documentos em um endereço físico.

Se você tem o desejo de eliminar esta pilha de pastas e papéis, já tem o segundo motivo para ter um software jurídico para gestão. Através de um software jurídico você faz a gestão eletrônica de documentos (GED), através da digitalização dos mesmos. E ganha em segurança da informação, cópias eletrônicas, versionamento, e controle de acesso aos documentos.

Outro ganho que você terá com este sistema é a busca dos documentos pelo nome do cliente, ou por processo. Em um clique, você visualiza todos os processos do cliente, e todos os documentos do processo. Não é motivo suficiente para investir em um sistema de gestão jurídico? Então, vamos ao próximo.

4 – Sua análise gerencial e o acompanhamento do planejamento está em dia?

Possuir todas as informações centralizadas e em tempo real, permite obter os indicadores de acompanhamento de gestão de forma mais rápida, com exatidão e qualidade.

E como ter estas informações centralizadas? A resposta, de novo, é: através de um bom software jurídico. Com este sistema de gestão jurídica você poderá gerar as informações que precisar através de planilhas dinâmicas e relatórios sobre sua massa processual.

Com a quantificação e valoração de todos os dados envolvidos no atendimento dos processos incluídos no sistema, a informação qualificada estará disponível para a tomada de decisões estratégias.

Outro benefício que você vai perceber claramente é poder fazer uma avaliação da performance corporativa e minimização dos riscos do negócio. E para finalizar, poderá compartilhar estas informações ao conhecimento corporativo, o que facilita o repasse do acompanhamento do planejamento e fortalece o alinhamento do conhecimento do cenário atual e futuro dos negócios.

5 – Acompanhar as contingências por cliente é fundamental para tomar decisões e ajustar as velas do seu escritório ou departamento jurídico

Conforme falamos no item #4, através do software jurídico você pode ter todas as informações da massa processual centralizadas. A partir de relatórios para acompanhamento de contingências por clientes e indicadores em cima destas informações, você consegue entender a situação atual do negócio e da sua área jurídica de forma rápida, sem perder tempo.

E ao mesmo tempo, pode tomar as decisões necessárias para ajustar as velas e o rumo do barco. Além disso, possuir todas as informações em um mesmo local padroniza o trabalho de todo o time e permite um controle muito mais amplo do andamento geral do escritório. Velocidade e assertividade no momento da tomada de decisão significa mais profissionalismo na gestão do seu escritório e no acompanhamento das contingências. Motivo bem forte para você investir agora em um software de gestão, não é mesmo?

6 – E sobre acompanhar o histórico dos processos do setor jurídico, como você tem realizado esta atividade?

Vimos nos itens anteriores, a importância de ter o controle e o acesso às informações atuais para tomadas de decisões para o futuro. Especialmente no mundo dos advogados, além das informações atuais, possuir o histórico detalhado das atividades e documentos utilizados em cada processo, é fundamental.

Sabemos que na área do Direito existe sim a possibilidade de daqui a 10 anos ser necessário resgatar um documento que está em um processo neste momento. E não é só isso.

O histórico além de permitir uma eventual consulta futura por motivo de novidades processuais, permite também compartilhar internamente as experiências anteriores, e leva à construção do conhecimento por meio de experiências e avaliações já vividas. Por exemplo, quando um novo advogado entrar para o time e precisar entender melhor como os processos são conduzidos, poderá ter acesso fácil através do software jurídico do escritório. Vamos mais adiante, e veja mais motivos para você investir agora em um software de gestão jurídico.

7 – E quanto a dimensionar e aumentar a rentabilidade das equipes?

Vamos recapitular aqui o que já vimos:

Poder digitalizar e administrar petições, procurações, laudos, documentos societários, entre outros, organizados por processo ou cliente;
Ter mais assertividade ao calcular o valor de uma causa ou processo, a partir de atualizações dos índices econômicos de forma automática sem depender de terceiros para realizar esta atividade;
Ter todas as informações que você precisa para gerenciar os resultados da sua área jurídica, no momento e formato certo, a qualquer tempo;
Integrar os dados de toda a empresa e disponibilizar relatórios de acompanhamento de contingências e análises de indicadores de gestão;
Ter acesso ao histórico dos processos e todos os seus documentos, de forma a compartilhar experiências vividas e poder buscar dados do passado.
Até aqui, todos estes pontos significam para o seu negócio aumento da rentabilidade, pois geram produtividade, assertividade, evitam retrabalhos. Agora imagine se você tiver como disponibilizar ao seu time uma ferramenta para apontamento de horas e custos por atividade, por cliente, por processo. Fazer uso da timesheet em sistemas de gestão jurídico é fundamental para calcular o rentável das equipes.

E para somar a estes pontos, o que sugerimos aqui é que você utilize essas informações para realizar uma análise e chegue em avaliações como: quais são as causas e processos mais lucrativos para atuar e quais são os clientes mais rentáveis. Com estas avaliações feitas, é possível direcionar os esforços para o que realmente traz maior retorno. Sem um sistema de gestão jurídica, dificilmente você chegaria nesta informação!

8 – Você está sempre de olho na sua agenda e nos prazos dos processos e recebimentos de publicações?

Possuir a agenda de compromissos dos processos junto com a sua agenda pessoal em um só lugar e integrada automaticamente com o Microsoft Outlook lhe parece interessante?

Existem softwares jurídicos que permitem essa integração da agenda para facilitar o dia a dia dos advogados. E através deles você poderá consultar a a sua agenda e a de todos os colaboradores. Assim é possível agendar compromissos para os envolvidos no time de acordo com as disponibilidades de agenda.

Você poderá também fazer um amplo controle dos prazos processuais do escritório e ser avisado nas datas e eventos mais importantes. Por falta de aviso você não deixará de comparecer a alguma audiência ou atualizar um processo com base em uma publicação que você aguardava há tanto tempo! Você advogado e todos os colaboradores da área jurídica se beneficiarão com organização da agenda e controle dos recebimentos das publicações.

9 – Como você gostaria de gerenciar o relacionamento com os seus clientes e seus escritórios parceiros?

Nem só do direito vive o advogado. Cultivar bons relacionamentos é vital. Relacionamento nunca foi tão importante, e é um dos grandes diferenciais que você pode ter em relação aos seus concorrentes. Cultivar um bom relacionamento com clientes e escritórios parceiros, é sempre mais uma “carta na manga”.

O bom atendimento e a personalização fazem toda a diferença para a sustentação e crescimento do seu negócio. Você já parou para pensar no número de vezes que você lembrou de uma determinada empresa quando pretendia comprar algo, ou indicou essa empresa porque o relacionamento entre vocês foi bacana?

Mais uma vez a tecnologia pode ajudá-lo e fazer seu relacionamento com clientes e escritórios parceiros ser mais próximo e mais pessoal. Se você possui todas as informações dos seus clientes, centralizadas, e com fácil acesso, você pode ter por exemplo, o registro da data de aniversário deles. Quem não gosta de ser lembrado no dia do aniversário? Felicitar seu cliente ou seu advogado parceiro pela passagem do seu aniversário certamente vai fortalecer o relacionamento de vocês.

Registrar informações importantes em seu software jurídico permite que você conheça o cliente com mais profundidade e passe mais confiança nos contatos referentes aos processos e causas que você atende, parando de esquecer ou desconsiderar informações relevantes.

Vivemos em uma época em que atendimento personalizado, em pequenos detalhes, é valorizado e é fator decisivo na hora de escolher nossos fornecedores e parceiros. Escolha um software jurídico que permita você gerenciar os relacionamentos com seus clientes e escritórios parceiros, e você colherá resultados através de indicações de serviços feitas pelo seu próprio cliente ou parceiro.

10 – Realizar a gestão financeira e a integração com a área contábil é uma atividade que saiu do seu controle?

Se você quer ser um aliado da área financeira e contábil da sua empresa, experimente fazer provisões precisas para facilitar a gestão financeira e evitar surpresas na hora de analisar os demonstrativos de resultados.

Garantir um fluxo seguro das informações de contencioso, depósitos judiciais e garantias e custos do departamento jurídico associados aos processos e causas, permite que a área contábil e financeira executem com precisão o planejamento financeiro.

Através de um bom software jurídico implementado em seu escritório ou no seu departamento jurídico, esta integração de informações será feita de forma automática. Os valores são todos carregados na contabilidade cumprindo os prazos de fechamento de mês.

Autor: Thiago Fanchini

Fonte: JusBrasil